新闻发布会应在中午、下午;如要在当天晚饭或电视晚间新闻报道中,好安排在上午9:30或10:00-10:30。切忌只为公司自己考虑而忽略为记者提供方便。五、邀请永远不要用电话邀请。带有公司标志的要求信函表明新闻发布会是很正规的。信件中好不注明会议联系人的全名和个人电话。爱德曼国际公关公司认为这是为了不让记者作提前采访或提前得到新闻发布会的细节。否则,如他们提前透露了一些消息,就会伤害其他记者。如果媒体离公司不远,就亲手送去。注意不要送得太早,以致于邀请信埋没于文件堆里,但也应给对方留出反映的时间。可以即使电话询问信件是否如期送达,对方是否与会等。还应指出,在填写新闻发布会邀请函时应考虑一下谁会对本次新闻发布会内容感兴趣。例如,新闻只对商业报刊记者有价值,那就只邀请这些人;如是医疗新闻,那就邀请医疗报刊、电视台医疗节目的记者。当然,那些长期报道公司发展的记者要一并邀请。如拿不准,就先向报刊编辑或电视台发信询问。六、新闻通稿与背景材料每次发布会都应提供新闻通稿和背景介绍,以便记者能在会议涉及的问题之外挖掘新闻事件、多大报道范围。新闻通稿好提前发给记者,这意味着当记者一来签到时就能拿到它。
大家对于“发布会”这个词语并不陌生,日常生活和新闻报道中会经常看到,比如新品发布会、合作发布会、战略升级发布会、行业发布会、新闻发布会等,其中新品发布会和新闻发布会为常见。新品发布会侧重于产品推广,考虑的是宣传和造势,而新闻发布会侧重于信息沟通,考虑的是传播和公关。一般来说,企业或者组织在重大影响的社会事件发酵之际,比如与其他组织发生了法律纠纷,或者因为产品质量问题导致众多用户投诉和谴责,或者因为受到主流媒体的相关质疑,或者受到竞争对手的恶意攻击和诽谤,那么就需要向公众和媒体公布信息,就需要召开新闻发布会,从而实现时间、人员和媒体的集中,以网络媒体、电视、报刊、广播等形式迅速传达给大众,从而澄清负面流言、提升企业形象,或者制造新闻点。一般会由新闻当事人或者新闻发言人出面,对某个事件进行公开的、有名望的、官方的阐述和表明态度,及时的向大众表明企业的立场和态度。作为企业公关的重要手段之一,新闻发布会很好的承担了沟通大众的作用。一方面能时间扭转公众对于某种事态的糟糕印象,挽回负面影响,争取到社会舆论的支持,另一方面也能积极传达正确的立场,塑造积极、正面的企业形象。
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